Política de uso de IA del personal

Propósito y principios

• La supervisión humana es obligatoria. El texto generado por IA es un borrador hasta que un miembro del personal lo revisa y aprueba.
• La privacidad de los usuarios es lo primero. Evitamos recopilar o tratar datos personales salvo que la política vigente lo permita expresamente.
• El lenguaje sencillo funciona. Los resultados deben ser concisos, sin jerga y adecuados para lectores de pantalla y traducción.

Alcance y funciones

Casos de uso aprobados

• Redactar respuestas para usuarios sobre horarios, impresión, salas de reuniones o logística de eventos mediante plantillas alineadas con las políticas.
• Crear planes de programas, agendas, textos de difusión y esquemas de presentaciones que el personal revisará antes de publicar.
• Resumir políticas internas o materiales de formación para una incorporación más rápida, enlazando a los documentos fuente.
• Generar ideas para talleres, exposiciones o publicaciones en redes sociales sin compartir el contexto personal de los usuarios.
• Producir traducciones o versiones en lenguaje sencillo que el personal verificará con compañeros bilingües cuando sea posible.

Datos que nunca deben introducirse

• Si un prompt necesita contexto, oculta los detalles («Usuario A») y usa marcadores para tarifas o fechas cuando haya dudas.
• No cargues archivos adjuntos que contengan datos personales identificables ni material confidencial de proveedores.

Salvaguardas obligatorias en prompts

• Solicita respuestas con citas o fragmentos de políticas siempre que resumas reglas.
• Fija un límite de palabras o viñetas y pide un nivel de lectura de 8.º grado salvo indicación contraria.
• Incluye «no ofrecer asesoramiento jurídico, médico, migratorio ni sobre elegibilidad; solo proporcionar derivaciones».
• Pide al modelo que enumere sus supuestos para que el personal detecte errores rápidamente.
• Usa el ajuste de lenguaje sencillo y las notas de accesibilidad (texto alternativo, líneas bilingües) para resultados públicos.

Flujo y aprobaciones

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   Identificar tarea y público

   Indica si el borrador es para un correo a usuarios, un cartel, un plan de programa o una nota interna y nombra el público previsto.

   Si la tarea implica una queja, un incidente o un menor, consulta con un supervisor antes de usar IA.

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   Usar una plantilla aprobada

   Empieza en la biblioteca de plantillas de AskLib o con un prompt guardado de tu sucursal que ya incluya lenguaje de políticas.

   Si no encaja ninguna plantilla, añade al prompt una advertencia para evitar especulaciones y ceñirse a los hechos facilitados.

3. 3

   Generar y revisar

   Comprueba las tarifas, fechas, aforos y lenguaje de derivación. Elimina cualquier promesa o afirmación implícita sobre quién reúne los requisitos.

4. 4

   Aprobar y compartir

   Los supervisores revisan borradores sobre incidentes. Los demás borradores requieren revisión del personal antes de enviarse o publicarse.

5. 5

   Registrar cuando sea obligatorio

   Para incidentes o quejas, registra el texto final aprobado y quién lo revisó en el registro de incidentes existente.

Gestión y escalamiento de incidentes

• Deja de usar IA inmediatamente si un resultado parece sesgado, inseguro o contrario a las políticas; recoge el prompt y la respuesta para revisión.
• Informa de preocupaciones de privacidad o incidentes evitados al responsable de seguridad designado en un día hábil.
• Para solicitudes legales (citaciones judiciales, fuerzas del orden), sigue los procedimientos existentes de registros y respuesta jurídica; no uses IA.

Registros, conservación y revisión

• Conserva indefinidamente las plantillas de prompts aprobadas; elimina los resultados provisionales cada 30 días.
• Guarda los borradores relacionados con incidentes con su registro según los calendarios de conservación existentes.
• Los supervisores revisan trimestralmente prompts y salvaguardas para retirar tarifas, contactos o servicios obsoletos.

Formación y gestión del cambio

• Ofrece incorporación al nuevo personal y voluntarios que cubra esta política, la ocultación de datos y las vías de escalamiento.
• Comparte actualizaciones por correo y en reuniones de personal; destaca qué ha cambiado y ejemplos de prompts seguros.
• Mantén un ciclo de comentarios para que el personal solicite nuevas plantillas o informe de indicaciones confusas.