Política de uso de IA pela equipe

Finalidade e princípios

• A supervisão humana é obrigatória. O texto gerado por IA é um rascunho até um funcionário revisá-lo e aprová-lo.
• A privacidade dos usuários da biblioteca vem primeiro. Evitamos coletar ou tratar dados pessoais, salvo quando a política existente permite explicitamente.
• A linguagem simples vence. Os resultados devem ser concisos, sem jargões e adequados para leitores de tela e tradução.

Escopo e papéis

Casos de uso aprovados

• Redigir respostas aos usuários sobre horários, impressão, salas de reunião ou logística de eventos com modelos alinhados às políticas.
• Criar planos de atividades, pautas, textos de divulgação e roteiros de slides que a equipe revisará antes de publicar.
• Resumir políticas internas ou materiais de treinamento para agilizar a integração, com links para os documentos de origem.
• Gerar ideias para oficinas, exposições ou publicações em redes sociais sem compartilhar o contexto pessoal dos usuários da biblioteca.
• Produzir traduções ou reformulações em linguagem simples que a equipe verificará com colegas bilíngues sempre que possível.

Dados que nunca devem ser inseridos

• Se uma instrução exigir contexto, oculte detalhes, usando “Usuário A”, e use marcadores para taxas ou datas quando houver incerteza.
• Não envie anexos com dados pessoais identificáveis ou material confidencial de fornecedores.

Proteções obrigatórias nas instruções

• Peça respostas com citações ou trechos de políticas sempre que resumir regras.
• Defina um limite de palavras ou tópicos e peça nível de leitura do 8º ano, salvo indicação em contrário.
• Inclua “não forneça aconselhamento jurídico, médico, migratório ou de elegibilidade; ofereça apenas encaminhamentos”.
• Peça ao modelo que liste seus pressupostos para a equipe identificar erros rapidamente.
• Use o seletor de linguagem simples e as notas de acessibilidade (texto alternativo, linhas bilíngues) nos conteúdos públicos.

Fluxo de trabalho e aprovações

1. 1

   Identifique a tarefa e o público

   Informe se o rascunho é para e-mail a usuário, sinalização, plano de atividade ou nota interna e identifique o público.

   Se a tarefa envolver reclamação, incidente ou menor de idade, confirme com um supervisor antes de usar IA.

2. 2

   Use um modelo aprovado

   Comece pela biblioteca de modelos AskLib ou por uma instrução salva específica da unidade que já inclua a linguagem das políticas.

   Se nenhum modelo servir, adicione um aviso à instrução para evitar especulação e seguir os fatos fornecidos.

3. 3

   Gere e revise

   Confira taxas, datas, capacidade das salas e linguagem de encaminhamento. Remova promessas implícitas ou declarações de elegibilidade.

4. 4

   Aprove e compartilhe

   Supervisores revisam rascunhos relacionados a incidentes. Todos os demais rascunhos exigem revisão da equipe antes do envio ou publicação.

5. 5

   Registre quando necessário

   Em incidentes ou reclamações, registre o texto final aprovado e quem o revisou no registro de incidentes existente.

Tratamento e escalonamento de incidentes

• Pare de usar IA imediatamente se um resultado parecer tendencioso, inseguro ou contrário às políticas; registre a instrução e a resposta para revisão.
• Relate preocupações de privacidade ou quase incidentes ao responsável por segurança designado em até um dia útil.
• Para solicitações jurídicas, como intimações ou pedidos de autoridades policiais, siga os procedimentos existentes de registros e resposta jurídica; não use IA.

Registros, retenção e revisão

• Mantenha os modelos de instruções aprovados por tempo indeterminado; elimine resultados temporários a cada 30 dias.
• Armazene rascunhos relacionados a incidentes com o registro do incidente, seguindo os prazos existentes de retenção.
• Supervisores fazem revisões trimestrais de instruções e proteções para retirar taxas, contatos ou serviços desatualizados.

Treinamento e gestão da mudança

• Ofereça integração a novos funcionários e voluntários abordando esta política, ocultação de dados e caminhos de escalonamento.
• Compartilhe atualizações por e-mail e em reuniões de equipe; destaque mudanças e exemplos de instruções seguras.
• Mantenha um ciclo de feedback para a equipe solicitar novos modelos ou relatar orientações confusas.