Politique d’utilisation de l’IA par le personnel

Finalité et principes

• La supervision humaine est obligatoire. Le texte généré par l’IA reste un brouillon jusqu’à sa revue et son approbation par un membre du personnel.
• La confidentialité des usagers passe avant tout. Nous évitons de recueillir ou de traiter des données personnelles sauf autorisation explicite de la politique existante.
• Le langage clair l’emporte. Les résultats doivent être concis, sans jargon et adaptés aux lecteurs d’écran et à la traduction.

Périmètre et rôles

Cas d’usage approuvés

• Rédiger des réponses destinées aux usagers sur les horaires, l’impression, les salles de réunion ou la logistique des événements à l’aide de modèles conformes aux politiques.
• Créer des plans de programmes, des ordres du jour, des textes de communication et des plans de présentations que le personnel examinera avant publication.
• Résumer les politiques internes ou les supports de formation pour accélérer l’accueil, en reliant aux documents sources.
• Rechercher des idées d’ateliers, de présentations ou de publications sur les réseaux sociaux sans partager de contexte personnel sur les usagers.
• Produire des traductions ou des reformulations en langage clair que le personnel vérifiera avec des collègues bilingues lorsque c’est possible.

Données à ne jamais saisir

• Si un prompt nécessite du contexte, masquez les détails (« Usager A ») et utilisez des espaces réservés pour les frais ou les dates en cas d’incertitude.
• Ne téléversez pas de pièces jointes contenant des informations personnelles identifiables ou des documents confidentiels de fournisseurs.

Protections requises dans les prompts

• Demandez des réponses citées ou des extraits de politiques chaque fois que vous résumez des règles.
• Fixez une limite de mots ou de puces et demandez un niveau de lecture de 8e année sauf indication contraire.
• Incluez « ne pas fournir de conseils juridiques, médicaux, migratoires ou d’admissibilité ; proposer uniquement des orientations ».
• Demandez au modèle d’énumérer ses hypothèses pour que le personnel repère rapidement les erreurs.
• Utilisez l’option de langage clair et les notes d’accessibilité (textes alternatifs, lignes bilingues) pour les résultats publics.

Flux de travail et approbations

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   Identifier la tâche et le public

   Précisez si le brouillon est destiné à un courriel aux usagers, à la signalétique, à un plan de programme ou à une note interne, et nommez le public visé.

   Si la tâche concerne une plainte, un incident ou un mineur, consultez un superviseur avant d’utiliser l’IA.

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   Utiliser un modèle approuvé

   Commencez par la bibliothèque de modèles AskLib ou un prompt enregistré propre à votre bibliothèque comprenant déjà les formulations des politiques.

   Si aucun modèle ne convient, ajoutez au prompt un avertissement pour éviter les spéculations et s’en tenir aux faits fournis.

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   Générer et examiner

   Vérifiez les frais, les dates, les capacités des salles et les formulations de réorientation. Retirez toute promesse ou affirmation implicite d’admissibilité.

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   Approuver et partager

   Les superviseurs examinent les brouillons liés aux incidents. Tous les autres brouillons nécessitent une revue par le personnel avant envoi ou publication.

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   Consigner lorsque c’est requis

   Pour les incidents ou les plaintes, consignez le texte final approuvé et le nom du réviseur dans le registre d’incidents existant.

Gestion et escalade des incidents

• Cessez immédiatement d’utiliser l’IA si un résultat semble biaisé, dangereux ou contraire aux politiques ; recueillez le prompt et la réponse pour examen.
• Signalez les préoccupations de confidentialité ou les incidents évités de justesse au responsable de sécurité désigné sous un jour ouvré.
• Pour les demandes juridiques (assignations, forces de l’ordre), suivez les procédures existantes de gestion des dossiers et de réponse juridique ; n’utilisez pas l’IA.

Journalisation, conservation et revue

• Conservez indéfiniment les modèles de prompts approuvés ; supprimez les résultats provisoires tous les 30 jours.
• Conservez les brouillons liés aux incidents avec le dossier d’incident selon les calendriers de conservation existants.
• Les superviseurs examinent chaque trimestre les prompts et les garde-fous pour retirer les frais, contacts ou services périmés.

Formation et gestion du changement

• Proposez un accueil aux nouveaux membres du personnel et bénévoles couvrant cette politique, le masquage des données et les voies d’escalade.
• Partagez les mises à jour par courriel et en réunion du personnel ; soulignez les changements et les exemples de prompts sûrs.
• Maintenez une boucle de retour pour que le personnel puisse demander de nouveaux modèles ou signaler des consignes peu claires.