職員向けAI利用方針

目的と原則

• 人による監督が必要です。AI生成の文章は、職員が確認・承認するまでは下書きです。
• 利用者のプライバシーを最優先します。既存の方針が明示的に認めない限り、個人データの収集や処理を避けます。
• 分かりやすい言葉が大切です。出力は簡潔で専門用語を避け、スクリーンリーダーと翻訳に適したものにします。

範囲と役割

承認済みの用途

• 方針に沿ったテンプレートで、開館時間、印刷、会議室、イベント運営に関する利用者向けの回答を下書きすること。
• 公開前に職員が確認する、プログラム計画、議題、広報文、スライド構成を作ること。
• 原資料へのリンクを付けながら内部方針や研修資料を要約し、受け入れ研修を効率化する。
• 利用者個人の事情を共有せずに、ワークショップ、展示、SNS投稿の案を考えること。
• 可能な場合は職員が二言語に通じた同僚と確認する翻訳や、分かりやすい書き換えを作ること。

決して入力してはいけないデータ

• プロンプトに背景が必要なら詳細を伏せ（「利用者A」など）、不確かな料金や日付はプレースホルダーにします。
• 個人を特定できる情報やベンダーの機密情報を含む添付ファイルをアップロードしてはいけません。

プロンプトに必要な安全策

• 規則を要約するときは、必ず引用付きの回答や方針の抜粋を求めます。
• 語数か箇条書きの数に上限を設け、指定がなければ8年生相当の読みやすさを求めます。
• 「法律、医療、移民、資格判断の助言はせず、紹介先の案内のみを行う」と加えます。
• モデルに前提を列挙させ、職員が誤りを素早く見つけられるようにします。
• 公開する出力には、平易な言葉への切り替えとアクセシビリティの注記（代替テキスト、2言語の文）を使います。

作業手順と承認

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   作業と対象者を特定する

   利用者へのメール、掲示、行事計画、内部メモのどれを下書きするかを明示し、対象読者を指定します。

   苦情、インシデント、未成年者に関わる作業は、AIを使う前に監督者へ確認します。

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   承認済みテンプレートを使う

   AskLibのテンプレート集、または方針の文言がすでに含まれた保存済みの分館専用プロンプトから始めます。

   合うテンプレートがない場合は、推測を避け、与えられた事実に従うようプロンプトに注意を加えます。

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   生成して確認

   料金、日付、部屋の定員、紹介先の表現を確認します。約束や資格判断を示唆する内容は削除します。

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   承認して共有

   インシデントに関する下書きは監督者が確認します。それ以外の下書きもすべて、送信または公開前に職員の確認が必要です。

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   必要に応じて記録

   インシデントや苦情については、最終承認済みの文面と確認者を既存のインシデントログに記録します。

インシデント対応とエスカレーション

• 出力に偏り、安全上の問題、方針との矛盾が見られた場合は、直ちにAIの使用を中止し、確認のためプロンプトと回答を記録します。
• プライバシー上の懸念や未遂の問題を、1営業日以内に指定のセキュリティ責任者へ報告します。
• 法的な要求（召喚状、法執行機関からの要求）には、既存の記録管理・法務対応手順に従い、AIを使いません。

ログ、保存、確認

• 承認済みプロンプトのテンプレートは無期限に保存し、一時的な出力は30日ごとに削除します。
• インシデントに関する下書きは、既存の保存期間に従ってインシデント記録と一緒に保存します。
• 監督者は四半期ごとにプロンプトと制御策を見直し、古い料金、連絡先、サービス情報を取り除きます。

研修と変化への対応支援

• 新任職員とボランティアに、この方針、データのマスキング、エスカレーション先を含む導入研修を行います。
• メールや職員会議で最新情報を共有し、変更点と安全なプロンプト例を示します。
• 職員が新しいテンプレートを依頼したり、分かりにくい指針を報告したりできるフィードバックの仕組みを維持します。