직원 AI 이용 정책

목적 및 원칙

• 사람의 감독은 필수입니다. AI 생성 문구는 직원이 검토하고 승인할 때까지 초안입니다.
• 이용자 개인정보가 우선입니다. 기존 정책이 명시적으로 허용하지 않는 한 개인정보 수집이나 처리를 피합니다.
• 쉬운 표현이 효과적입니다. 결과는 짧고 전문 용어가 없으며 화면 낭독기와 번역에 적합해야 합니다.

범위 및 역할

승인된 사용 사례

• 정책에 맞춘 양식으로 운영 시간, 인쇄, 회의실 또는 행사 안내에 대한 이용자 답변을 작성합니다.
• 직원이 게시 전에 검토할 프로그램 계획, 일정, 홍보 문구 및 발표 개요를 작성합니다.
• 출처 문서에 연결하면서 내부 정책이나 교육 자료를 요약하여 입문 교육을 빠르게 진행합니다.
• 이용자의 개인 사정을 공유하지 않고 워크숍, 전시, 소셜 미디어 글의 아이디어를 구상합니다.
• 가능한 경우 직원이 이중 언어를 사용하는 동료와 함께 확인할 번역문이나 쉬운 표현의 개정문을 작성합니다.

절대 입력하면 안 되는 데이터

• 맥락이 필요하면 세부 내용을 “이용자 A” 등으로 가리고, 불확실한 요금이나 날짜는 자리표시자를 쓰세요.
• 개인 식별 정보나 공급업체 기밀 자료가 있는 첨부 파일을 올리지 마세요.

프롬프트에 필요한 보호 조치

• 규칙을 요약할 때마다 출처가 명시된 답변이나 정책 구절을 요청하세요.
• 단어나 글머리표 수의 한도를 정하고 별도 지시가 없으면 8학년 수준으로 읽기 쉽게 작성하도록 요청하세요.
• “법률, 의료, 이민 또는 자격 조언을 하지 말고 연계만 제공하세요”를 포함하세요.
• 직원이 오류를 빨리 찾도록 모델에 가정 목록을 요청하세요.
• 공개 결과물에는 쉬운 표현 전환 기능과 접근성 안내(대체 텍스트, 이중 언어 문장)를 사용하세요.

작업 흐름 및 승인

1. 1

   작업과 대상 확인

   초안이 이용자 이메일, 안내문, 프로그램 계획, 내부 메모 중 무엇인지 밝히고 대상 독자를 명시하세요.

   민원, 사고, 미성년자가 관련되면 AI 사용 전에 감독자에게 확인하세요.

2. 2

   승인된 템플릿 사용

   정책 문구가 이미 포함된 AskLib 템플릿 모음이나 저장된 분관 전용 프롬프트로 시작하세요.

   맞는 양식이 없으면 추측하지 않고 제공된 사실만 쓰도록 프롬프트에 경고를 추가하세요.

3. 3

   생성 및 검토

   요금, 날짜, 수용 인원, 안내 전환 표현을 확인하세요. 암시적인 약속이나 자격 충족 주장을 제거하세요.

4. 4

   승인 및 공유

   감독자는 사고 관련 초안을 검토합니다. 그 밖의 모든 초안은 발송하거나 게시하기 전에 직원의 검토가 필요합니다.

5. 5

   필요 시 기록

   사고나 민원은 기존 사고 기록에 최종 승인 문구와 검토자를 기록하세요.

사고 처리 및 보고

• 결과가 편향되거나 안전하지 않거나 정책에 어긋나는 것으로 보이면 즉시 AI 사용을 중단하고 검토를 위해 프롬프트와 응답을 기록하세요.
• 개인정보 관련 우려나 아차 사고를 영업일 기준 하루 이내에 지정된 보안 책임자에게 보고하세요.
• 소환장이나 수사기관 요청 등 법적 요청은 기존 기록·법률 대응 절차를 따르고 AI를 사용하지 마세요.

기록, 보관 및 검토

• 승인된 프롬프트 템플릿은 무기한 보관하고, 임시 결과물은 30일마다 삭제하세요.
• 기존 보관 일정에 따라 사고 관련 초안을 사고 기록과 함께 보관하세요.
• 감독자는 프롬프트와 보호 지침을 분기별로 검토하여 오래된 요금, 연락처, 서비스를 정리합니다.

교육 및 변화 관리

• 신규 직원과 자원봉사자에게 이 정책, 데이터 가림 처리, 보고 경로에 관한 교육을 제공하세요.
• 이메일과 직원 회의를 통해 업데이트를 공유하고 변경 사항과 안전한 프롬프트 예시를 강조하세요.
• 새 양식 요청이나 혼란스러운 안내 보고를 위한 직원 피드백 주기를 유지하세요.