कर्मचारी AI उपयोग नीति
कर्मचारियों, स्वयंसेवकों और ठेकेदारों के लिए AskLib के ज़िम्मेदार उपयोग का मार्गदर्शन—उपयोगकर्ता गोपनीयता की सुरक्षा, कानूनी या चिकित्सकीय सलाह से बचना और अंतिम परिणामों पर मानव नियंत्रण रखना।
उद्देश्य और सिद्धांत
यह नीति सभी शाखाओं, कार्यक्रमों और विभागों में ज़िम्मेदार AI उपयोग का साझा आधार तय करती है।
लक्ष्य हैं उपयोगकर्ता विश्वास की सुरक्षा, संवेदनशील जानकारी के अनजाने खुलासे को रोकना और AI से मानवीय निर्णय का सहयोग सुनिश्चित करना, उसकी जगह लेना नहीं।
- मानवीय निगरानी आवश्यक है। AI-निर्मित पाठ तब तक मसौदा है जब तक कर्मचारी उसे जाँचकर स्वीकृत न करे।
- उपयोगकर्ता की गोपनीयता पहले आती है। मौजूदा नीति स्पष्ट अनुमति न दे तो हम व्यक्तिगत डेटा जुटाने या प्रसंस्करण से बचते हैं।
- सरल भाषा सफल होती है। परिणाम संक्षिप्त, जटिल शब्दों से मुक्त और स्क्रीन रीडर व अनुवाद के अनुकूल होने चाहिए।
दायरा और भूमिकाएँ
प्रत्यक्ष सेवा कर्मचारी
- स्वीकृत टेम्पलेट से उपयोगकर्ता उत्तर, संकेत-पट, सामान्य प्रश्न और संवाद-पाठ के मसौदे बना सकते हैं।
- भेजने से पहले परिणाम जाँचने और संपादित करने होंगे; पुस्तकालय के अधिकार से बाहर के वादे हटाएँ।
- संवेदनशील विषय (सुरक्षा घटनाएँ, कानूनी या आव्रजन प्रश्न) पर्यवेक्षकों तक पहुँचाएँ।
पर्यवेक्षक और प्रबंधक
- घटनाओं, प्रतिबंधों या मीडिया पूछताछ से जुड़े AI-सहायता प्राप्त संचार को स्वीकृति दें।
- खोज के लिए इस्तेमाल स्वीकृत निर्देशों और नीति अंशों की सूची बनाए रखें।
- तिमाही ऑडिट और पुनः प्रशिक्षण समन्वित करें।
स्वयंसेवक और अस्थायी कर्मचारी
- स्वयंसेवक कार्यक्षेत्र में दिए केवल पूर्व-स्वीकृत निर्देश इस्तेमाल करें।
- कर्मचारी की स्वीकृति के बिना AI-निर्मित संदेश सीधे पुस्तकालय उपयोगकर्ताओं को नहीं भेज सकते।
- भ्रमित करने वाले या जोखिमपूर्ण परिणाम तुरंत पर्यवेक्षक को बताएँ।
विक्रेता और साझेदार
- संवेदनशील विवरण वाले कच्चे निर्देश या परिणाम प्राप्त नहीं कर सकते।
- खरीद समझौतों में तय डेटा प्रबंधन नियमों का पालन करना होगा।
स्वीकृत उपयोग मामले
- नीति-अनुरूप टेम्पलेट से समय, प्रिंटिंग, बैठक कक्ष या आयोजन व्यवस्था के उपयोगकर्ता उत्तरों का मसौदा बनाना।
- कार्यक्रम योजनाएँ, एजेंडा, प्रचार विवरण और स्लाइड रूपरेखाएँ बनाना, जिन्हें कर्मचारी प्रकाशन से पहले जाँचेंगे।
- स्रोत दस्तावेज़ के लिंक रखते हुए तेज़ परिचय के लिए आंतरिक नीतियों या प्रशिक्षण सामग्री का सार बनाना।
- उपयोगकर्ताओं का व्यक्तिगत संदर्भ साझा किए बिना कार्यशालाओं, प्रदर्शनों या सोशल मीडिया पोस्ट के विचार जुटाना।
- अनुवाद या सरल पुनर्लेखन बनाना, जिसे संभव होने पर कर्मचारी द्विभाषी सहकर्मियों से सत्यापित कराएँगे।
वह डेटा जो कभी दर्ज नहीं करना चाहिए
व्यक्तिगत और संवेदनशील डेटा
- उपयोगकर्ता नाम, कार्ड नंबर, पते, फ़ोन नंबर या जन्मतिथियाँ।
- छात्र ID, स्वास्थ्य जानकारी, आव्रजन स्थिति या कानूनी मामले का विवरण।
- ऐसे विवरण जो नाबालिगों या असुरक्षित व्यक्तियों की पहचान करा सकते हैं।
संचालन संबंधी गोपनीय बातें
- अलार्म कोड, Wi-Fi पासवर्ड, नेटवर्क आरेख या कर्मचारियों की समय-सारणी का विवरण।
- अप्रकाशित दाता जानकारी, अनुबंध शर्तें या अनुशासनात्मक नोट।
- NDA या डेटा साझा करने के समझौतों के तहत साझा किया गया कोई भी तृतीय-पक्ष डेटा।
- निर्देश में संदर्भ चाहिए तो विवरण छिपाएँ (“उपयोगकर्ता A”) और शुल्क या तारीख अनिश्चित होने पर स्थानधारक इस्तेमाल करें।
- व्यक्तिगत पहचान योग्य जानकारी या विक्रेता की गोपनीय सामग्री वाले अटैचमेंट अपलोड न करें।
निर्देशों में आवश्यक सुरक्षा उपाय
- नियमों का सार बनाते समय हमेशा स्रोत-संदर्भ वाले उत्तर या नीति अंश माँगें।
- शब्द या बिंदु सीमा तय करें और अन्यथा निर्दिष्ट न हो तो आठवीं कक्षा का पठन स्तर माँगें।
- जोड़ें: “कानूनी, चिकित्सकीय, आव्रजन या पात्रता संबंधी सलाह न दें—केवल संदर्भ दें।”
- मॉडल से उसके अनुमान सूचीबद्ध करने को कहें, ताकि कर्मचारी गलतियाँ जल्दी पहचानें।
- सार्वजनिक परिणामों में सरल भाषा विकल्प और सुलभता नोट (वैकल्पिक पाठ, द्विभाषी पंक्तियाँ) इस्तेमाल करें।
कार्यप्रवाह और स्वीकृतियाँ
- 1
काम और दर्शक पहचानें
बताएँ कि मसौदा उपयोगकर्ता ईमेल, संकेत-पट, कार्यक्रम योजना या आंतरिक नोट के लिए है और लक्षित दर्शक कौन हैं।
काम शिकायत, घटना या नाबालिग से जुड़ा हो तो AI उपयोग से पहले पर्यवेक्षक से पुष्टि करें।
- 2
स्वीकृत टेम्पलेट इस्तेमाल करें
AskLib टेम्पलेट संग्रह या सहेजे शाखा-विशिष्ट निर्देश से शुरू करें, जिसमें नीति भाषा पहले से हो।
कोई टेम्पलेट न मिले तो निर्देश में अटकलों से बचने और दिए तथ्यों तक सीमित रहने की चेतावनी जोड़ें।
- 3
बनाएँ और समीक्षा करें
शुल्क, तारीखें, कमरों की क्षमता और संदर्भ भाषा जाँचें। कोई भी निहित वादा या पात्रता दावा हटाएँ।
- 4
स्वीकृत करें और साझा करें
पर्यवेक्षक घटना-संबंधी मसौदे जाँचते हैं। अन्य सभी मसौदों को भेजने या प्रकाशित करने से पहले कर्मचारी समीक्षा चाहिए।
- 5
आवश्यक होने पर दर्ज करें
घटनाओं या शिकायतों में अंतिम स्वीकृत पाठ और समीक्षक का नाम मौजूदा घटना लॉग में दर्ज करें।
घटना प्रबंधन और आगे पहुँचाना
- परिणाम पक्षपाती, असुरक्षित या नीति-विरोधी दिखे तो AI का उपयोग तुरंत रोकें; समीक्षा के लिए निर्देश और उत्तर सहेजें।
- गोपनीयता चिंताएँ या बाल-बाल बची घटनाएँ एक कार्यदिवस में नामित सुरक्षा प्रमुख को बताएँ।
- कानूनी अनुरोधों (समन, कानून प्रवर्तन) के लिए मौजूदा रिकॉर्ड और कानूनी प्रतिक्रिया प्रक्रियाएँ अपनाएँ—AI इस्तेमाल न करें।
लॉगिंग, प्रतिधारण और समीक्षा
- स्वीकृत निर्देश टेम्पलेट अनिश्चितकाल तक रखें; अस्थायी परिणाम हर 30 दिन में मिटाएँ।
- मौजूदा प्रतिधारण समय-निर्धारण के अनुसार घटना-संबंधी मसौदे घटना रिकॉर्ड के साथ रखें।
- पर्यवेक्षक पुराने शुल्क, संपर्क या सेवाएँ हटाने के लिए निर्देशों और सुरक्षा सीमाओं की तिमाही समीक्षा करते हैं।
प्रशिक्षण और परिवर्तन प्रबंधन
- नए कर्मचारियों और स्वयंसेवकों को इस नीति, डेटा छिपाने और समस्या आगे पहुँचाने के मार्गों का परिचय दें।
- ईमेल और कर्मचारी बैठकों में अद्यतन साझा करें; बदलाव और सुरक्षित निर्देशों के उदाहरण बताएँ।
- प्रतिक्रिया चक्र बनाए रखें, ताकि कर्मचारी नए टेम्पलेट माँग सकें या भ्रमित मार्गदर्शन बता सकें।
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