KI-Nutzungsrichtlinie für Mitarbeitende

Zweck und Grundsätze

• Menschliche Aufsicht ist erforderlich. KI-generierter Text bleibt ein Entwurf, bis ein Teammitglied ihn geprüft und freigegeben hat.
• Die Privatsphäre der Bibliotheksnutzenden steht an erster Stelle. Wir vermeiden das Erfassen oder Verarbeiten personenbezogener Daten, sofern bestehende Richtlinien dies nicht ausdrücklich erlauben.
• Verständliche Sprache überzeugt. Ausgaben sollten knapp, frei von Fachjargon und für Screenreader und Übersetzung geeignet sein.

Geltungsbereich und Rollen

Freigegebene Anwendungsfälle

• Antworten für Bibliotheksnutzende zu Öffnungszeiten, Drucken, Besprechungsräumen oder Veranstaltungsabläufen mithilfe richtlinienkonformer Vorlagen entwerfen.
• Programmplanungen, Tagesordnungen, kurze Werbetexte und Präsentationsgliederungen erstellen, die Mitarbeitende vor der Veröffentlichung prüfen.
• Interne Richtlinien oder Schulungsmaterialien für eine schnellere Einarbeitung zusammenfassen und dabei auf Quelldokumente verlinken.
• Ideen für Workshops, Ausstellungen oder Beiträge in sozialen Medien sammeln, ohne persönlichen Kontext von Bibliotheksnutzenden weiterzugeben.
• Übersetzungen oder verständliche Umformulierungen erstellen, die Mitarbeitende nach Möglichkeit mit zweisprachigen Kolleginnen und Kollegen prüfen.

Daten, die niemals eingegeben werden dürfen

• Erfordert ein Prompt Kontext, machen Sie Details unkenntlich („Bibliotheksnutzer A“) und verwenden Sie bei Unsicherheit Platzhalter für Gebühren oder Termine.
• Laden Sie keine Anhänge mit personenbezogenen Daten oder vertraulichen Anbietermaterialien hoch.

Erforderliche Schutzvorgaben in Prompts

• Bitten Sie beim Zusammenfassen von Regeln stets um Antworten mit Quellenangaben oder Richtlinienauszüge.
• Legen Sie eine Wort- oder Stichpunktgrenze fest und verlangen Sie, sofern nicht anders angegeben, das Leseniveau der 8. Klasse.
• Ergänzen Sie: „Keine Rechts-, Medizin-, Einwanderungs- oder Anspruchsberatung geben – nur weiterverweisen.“
• Bitten Sie das Modell, seine Annahmen aufzulisten, damit Mitarbeitende Fehler schnell erkennen können.
• Verwenden Sie für öffentliche Ausgaben die Option für verständliche Sprache und Hinweise zur Barrierefreiheit (Alternativtexte, zweisprachige Zeilen).

Arbeitsablauf und Freigaben

1. 1

   Aufgabe und Zielgruppe bestimmen

   Geben Sie an, ob der Entwurf eine E-Mail an Bibliotheksnutzende, Beschilderung, ein Programmplan oder eine interne Notiz ist, und benennen Sie die Zielgruppe.

   Betrifft die Aufgabe eine Beschwerde, einen Vorfall oder eine minderjährige Person, stimmen Sie sich vor dem KI-Einsatz mit Vorgesetzten ab.

2. 2

   Eine freigegebene Vorlage verwenden

   Beginnen Sie mit der AskLib-Vorlagensammlung oder einem gespeicherten zweigstellenspezifischen Prompt, der bereits Richtlinienformulierungen enthält.

   Passt keine Vorlage, ergänzen Sie im Prompt einen Hinweis, Spekulationen zu vermeiden und bei den bereitgestellten Fakten zu bleiben.

3. 3

   Erzeugen und prüfen

   Prüfen Sie Gebühren, Termine, Raumkapazitäten und Formulierungen bei Weiterverweisen. Entfernen Sie angedeutete Zusagen oder Aussagen über Anspruchsberechtigung.

4. 4

   Freigeben und teilen

   Vorgesetzte prüfen vorfallsbezogene Entwürfe. Alle anderen Entwürfe müssen vor Versand oder Veröffentlichung von Mitarbeitenden geprüft werden.

5. 5

   Bei Bedarf protokollieren

   Halten Sie bei Vorfällen oder Beschwerden den endgültig freigegebenen Text und die prüfende Person im bestehenden Vorfallsprotokoll fest.

Umgang mit Vorfällen und Eskalation

• Beenden Sie den KI-Einsatz sofort, wenn eine Ausgabe verzerrt, unsicher oder richtlinienwidrig erscheint; halten Sie Prompt und Antwort zur Prüfung fest.
• Melden Sie Datenschutzbedenken oder Beinahe-Vorfälle innerhalb eines Arbeitstags an die benannte Sicherheitsverantwortung.
• Befolgen Sie bei rechtlichen Anfragen (Vorladungen, Strafverfolgung) die bestehenden Verfahren für Akten und rechtliche Antworten – verwenden Sie keine KI.

Protokollierung, Aufbewahrung und Prüfung

• Bewahren Sie freigegebene Prompt-Vorlagen unbefristet auf; löschen Sie vorläufige Ausgaben alle 30 Tage.
• Speichern Sie vorfallsbezogene Entwürfe zusammen mit der Vorfallsakte nach den bestehenden Aufbewahrungsplänen.
• Vorgesetzte prüfen Prompts und Schutzvorgaben vierteljährlich, um veraltete Gebühren, Kontakte oder Angebote zu entfernen.

Schulung und Veränderungsmanagement

• Führen Sie neue Mitarbeitende und Freiwillige in diese Richtlinie, das Unkenntlichmachen von Daten und Eskalationswege ein.
• Teilen Sie Aktualisierungen per E-Mail und in Teamsitzungen; heben Sie Änderungen und Beispiele sicherer Prompts hervor.
• Pflegen Sie eine Rückmeldeschleife, damit Mitarbeitende neue Vorlagen anfordern oder unklare Hinweise melden können.