Chính sách sử dụng AI của nhân viên

Mục đích và nguyên tắc

• Bắt buộc có con người giám sát. Văn bản do AI tạo vẫn là bản nháp cho đến khi nhân viên rà soát và phê duyệt.
• Quyền riêng tư bạn đọc được đặt lên trước. Chúng tôi tránh thu thập hoặc xử lý dữ liệu cá nhân trừ khi chính sách hiện có cho phép rõ ràng.
• Ngôn ngữ dễ hiểu hiệu quả hơn. Đầu ra cần ngắn gọn, không biệt ngữ, phù hợp trình đọc màn hình và dịch thuật.

Phạm vi và vai trò

Trường hợp sử dụng đã phê duyệt

• Soạn câu trả lời cho bạn đọc về giờ mở cửa, in ấn, phòng họp hoặc tổ chức sự kiện bằng mẫu phù hợp chính sách.
• Tạo kế hoạch chương trình, lịch trình, đoạn giới thiệu và dàn ý trình bày để nhân viên rà soát trước khi xuất bản.
• Tóm tắt chính sách nội bộ hoặc tài liệu đào tạo để tiếp nhận nhanh hơn, kèm liên kết nguồn.
• Lên ý tưởng cho hội thảo, trưng bày hoặc bài đăng mạng xã hội mà không chia sẻ bối cảnh cá nhân của bạn đọc.
• Tạo bản dịch hoặc bản viết lại dễ hiểu để nhân viên kiểm tra cùng đồng nghiệp song ngữ khi có thể.

Dữ liệu tuyệt đối không được nhập

• Nếu câu lệnh cần bối cảnh, che chi tiết (“Bạn đọc A”) và dùng ký hiệu giữ chỗ cho phí hoặc ngày chưa chắc chắn.
• Không tải lên tệp đính kèm có thông tin nhận dạng cá nhân hoặc tài liệu mật của nhà cung cấp.

Biện pháp bảo vệ bắt buộc trong câu lệnh

• Yêu cầu trả lời có trích dẫn hoặc đoạn chính sách khi tóm tắt quy tắc.
• Đặt giới hạn từ hoặc gạch đầu dòng và yêu cầu mức đọc hiểu lớp 8 trừ khi có chỉ dẫn khác.
• Thêm “không tư vấn pháp lý, y tế, nhập cư hoặc điều kiện đủ tư cách — chỉ giới thiệu nguồn hỗ trợ”.
• Yêu cầu mô hình liệt kê các giả định để nhân viên nhanh chóng phát hiện lỗi.
• Dùng chế độ dễ hiểu và ghi chú tiếp cận (văn bản thay thế, dòng song ngữ) cho đầu ra công khai.

Quy trình và phê duyệt

1. 1

   Xác định nhiệm vụ và đối tượng

   Nêu bản nháp dành cho email bạn đọc, bảng thông báo, kế hoạch chương trình hay ghi chú nội bộ, và nêu đối tượng dự kiến.

   Nếu nhiệm vụ liên quan khiếu nại, sự cố hoặc trẻ vị thành niên, xác nhận với người giám sát trước khi dùng AI.

2. 2

   Dùng mẫu đã phê duyệt

   Bắt đầu từ thư viện mẫu AskLib hoặc câu lệnh đã lưu của chi nhánh có sẵn ngôn ngữ chính sách.

   Nếu không mẫu nào phù hợp, thêm cảnh báo trong câu lệnh để tránh suy đoán và bám sát sự thật được cung cấp.

3. 3

   Tạo và rà soát

   Kiểm tra phí, ngày tháng, sức chứa phòng và cách diễn đạt chuyển hướng. Loại bỏ mọi lời hứa hoặc khẳng định ngụ ý về việc đủ điều kiện.

4. 4

   Phê duyệt và chia sẻ

   Người giám sát rà soát nháp liên quan sự cố. Mọi nháp khác cần nhân viên rà soát trước khi gửi hoặc xuất bản.

5. 5

   Ghi lại khi bắt buộc

   Với sự cố hoặc khiếu nại, ghi văn bản cuối cùng đã phê duyệt và người rà soát vào nhật ký sự cố hiện có.

Xử lý và chuyển cấp sự cố

• Dừng dùng AI ngay nếu đầu ra có vẻ thiên lệch, không an toàn hoặc trái chính sách; ghi câu lệnh và trả lời để rà soát.
• Báo lo ngại riêng tư hoặc sự cố suýt xảy ra cho người phụ trách bảo mật trong một ngày làm việc.
• Với yêu cầu pháp lý (trát tòa, cơ quan thực thi pháp luật), tuân theo quy trình hồ sơ và phản hồi pháp lý hiện có — không dùng AI.

Ghi nhật ký, lưu giữ và rà soát

• Giữ mẫu câu lệnh đã duyệt vô thời hạn; xóa đầu ra nháp mỗi 30 ngày.
• Lưu bản nháp liên quan sự cố cùng hồ sơ sự cố theo lịch lưu giữ hiện có.
• Người giám sát rà soát câu lệnh và biện pháp bảo vệ hằng quý để loại phí, liên hệ hoặc dịch vụ cũ.

Đào tạo và quản lý thay đổi

• Tiếp nhận nhân viên và tình nguyện viên mới với nội dung chính sách này, che dữ liệu và đường dẫn chuyển cấp.
• Chia sẻ cập nhật qua email và họp nhân viên; nêu thay đổi và ví dụ câu lệnh an toàn.
• Duy trì vòng phản hồi để nhân viên yêu cầu mẫu mới hoặc báo hướng dẫn gây nhầm lẫn.