ユースケース検討シート

貸出窓口のメール負担を軽減

ユースケース：更新、利用者カードの紛失、図書館間貸借の日程に関する、繰り返し寄せられる質問への返信を下書きする。効果は高く、リスクは中程度です。方針がすでに存在するため、必要な労力は少なくなります。

プログラム広報の効率化

ユースケース：定期的な行事向けに、2言語の紹介文、SNS用文章、掲示テンプレートを生成する。効果は中〜高、リスクは低く、翻訳の確認が必要なため労力は中程度です。

理事会資料の要約

ユースケース：長い理事会資料を職員向けの1ページの要約にする。効果は中程度、リスクは中程度（組織運営に関する内容）で、文書は利用可能でもアクセス権限が必要なため労力も中程度です。

宿題支援の安全策

ユースケース：完成した解答を生成せず、方針に沿った宿題支援を提供する。利用者への効果は高い一方、リスクも高いため、シート上で試行前により詳しい管理の検討が必要と示されます。

役割に基づくアクセスの指針

• 高リスクの案は、試行に進む前にガバナンスまたはプライバシーの責任者が確認します。
• IT担当が連携の実現性とデータ分離の要件を確認します。
• 一般向けの自動化や回答テンプレートは、広報担当が承認します。

監査とログ

• 評価と判断のメモを含む、各ワークシートの版を保存します。
• 案を区分間で移す理由を記録します。透明性は職員と理事会の信頼につながります。
• 試行の設計中に加えた安全策（キーワード制限、テンプレート）を記録します。

保存に関する提案

• 助成金の報告や監査に使えるよう、ワークシートを少なくとも1会計年度保存します。
• 判断が確定したら、機微な説明を含む案の下書きを削除します。
• 不要なデータを保持しないよう、試行の指標は生のプロンプトと別に保存します。

同時にいくつの用途を試行すべきですか？

最初は1〜3件にします。貸出関連の返信文や行事の紹介文の下書きなど、指標が明確でリスクが低〜中程度の作業に絞ります。試行を増やしすぎると、研修と測定が手薄になります。

シートの担当者は誰にするべきですか。

部門横断の責任者を置きます。通常はデジタルサービスやイノベーションの責任者です。評価会議を調整し、承認を進め、意思決定に応じてワークシートを更新します。

得点が同点ならどうしますか。

同点の場合は、緊急性（季節の行事）、職員の負担（窓口業務の軽減）、管理体制の準備状況で判断します。それでも同点なら、測定しやすいユースケースから試行します。

公平性をどう考慮しますか？

十分な支援を受けていない利用者のアクセス改善、言語面の公平性、偏見の助長リスクを問うプロンプトを加えます。その内容を影響とリスクの評価に反映します。

すべての案にIT担当の関与が必要ですか？

いいえ。多くの試行は文書とテンプレートのみで実施できます。連携、認証、分析のデータ処理経路が必要になった時にITを加えます。

ワークシートをどう最新に保ちますか？

四半期ごとに確認します。試行結果、新しい方針、職員配置の変化を踏まえて評価を更新し、戦略目標に合わなくなった案は取り下げます。

ワークシートを理事会と共有できますか？

はい。透明なシートで事前調査を示せます。機微な詳細を伏せ、管理上の理由で保留している案について短い説明を添えます。

試行にはどのような指標が適していますか。

利用者への連絡の所要時間、再利用できるプロンプトの作成数、方針の確認メールの減少、テンプレートの分かりやすさに対する職員の満足度を測ります。分析には会話全体を保存するのでなく、集計した傾向を使います。

採用されなかった職員の提案をどう扱いますか？

理由をワークシートに記録します（例：「生徒データが必要なため、学区の承認が必要」）。職員会議で進捗を共有し、提案が検討されたと示し、状況が変われば再検討します。