理事会向け説明資料

スライド：現在の状態と試行時の状態

職員が毎週40件以上の会議室メールに対応する現状と、人による確認を保ちながら、AI支援の下書きと審査済みFAQで応答時間を減らす方法を示します。

スライド：安全性とガバナンス

キーワード制限、人間による承認箇所、監査ログを図示します。データは非公開テナント内に留まり、学習には使わないという注記を入れます。

スライド：予算と終了

60日間の試行費用の上限、調達手順、終了条項を示します。拡大の条件（成功指標の達成）と停止の条件（指標未達やリスクの発見）を含めます。

スライド：理事向けFAQ

「職員の代わりになるのか」「未成年者をどう守るか」「データをどう保存するか」への簡潔な回答を、詳細な付録へのリンクとともに示します。

役割に基づくアクセスの指針

• ライブデモは指定された発表者のみが行い、他の人は事前承認済みの台本に従います。
• 法務・プライバシー担当者が、データの扱いと契約に関するスライドを確認します。
• 能力を過大に約束しないよう、報道向けの表現を広報担当が承認します。

監査とログ

• 理事会に示した資料の最終版と、質疑応答の記録やフォローアップメールを保存します。
• 安全策や試行の変更依頼を、担当者付きの対応事項として記録します。
• データの機微性によりライブデモを見送った場合は、その理由を記録します。

保存に関する提案

• 保存予定に従い、資料と判断のメモを理事会の記録とともに保存します。
• デモ用プロンプトは機密性のあるプレースホルダーを含めずに別途保存し、練習用の作業メモは30日以内に削除します。
• 今後の承認に生かせるよう、試行の指標と説明会後の対応を保存します。

説明には理事会の時間をどのくらい使うべきですか？

説明20～30分と質問15分を予定します。付録と文書のFAQを用意し、会議を延ばさずに理事が詳しく調べられるようにします。

理事にとって特に重要な予算の詳細は何ですか。

試行費用の上限、負担者、調達との適合性、明確な終了条件を示します。試行で価値を示すまでは、複数年の予測を避けます。

青少年の安全にどう対応しますか？

未成年者専用のスライドに、プロンプトへの個人情報の入力禁止、フィルタリング済み言語モデル、機微な話題への職員の関与、インターネット安全方針へのリンクを含めます。

ライブデモを行うべきですか？

許可される場合は、機微でない内容で短い台本付きのデモを行います。それ以外はスクリーンショットで業務の流れを説明し、会議中の想定外を避けます。

理事が仕事の代替を心配したらどうしますか。

AskLibが繰り返しの下書き作業を減らし、職員が利用者への丁寧な対応に時間を使えることを強調します。節約した時間の指標と、試行によって可能になった深い関わりの事例を示します。

自治体のIT担当にどう安心してもらえますか？

データ分離、暗号化基準、認証の選択肢、ログの実践について詳細を示します。連携が承認されない限り、AskLibが基幹システムと分離されていることを整理します。

資料にはどの指標を入れるべきですか。

メールやFAQの基準件数、削減目標、作る再利用可能なプロンプト数、職員による試行の満足度を含めます。見栄えだけの指標を避け、サービス品質とリスク低減に焦点を当てます。

報道機関の関心にどう対応すべきですか？

短い声明と連絡担当者を用意します。試行、人による確認、プライバシー保護を強調します。AIの能力や費用削減について推測による主張は避けます。

資料を一般公開できますか？

はい。機微な調達情報やインシデントの詳細を除いた後であれば可能です。公開版で制御策と試行の限定的な範囲を示すことで、地域社会の信頼を築けます。