試行の安全を保つデータ保存規則

AIの試行では、チームの想定以上のデータが知らないうちに蓄積することがあります。開始前に、何を、どのくらいの期間、なぜ保存するのかを決めるべきです。よい基本方針は、質問の種類、大まかな話題、人への引き継ぎが必要だったかといった、サービス改善に必要な最小限のメタデータだけを残すことです。氏名、メールアドレス、電話番号は自動的に伏せられ、会話記録は定めた予定に従って削除されます。業務フロー自体も、職員が規則を守る助けになります。プロンプトは機微な情報を貼り付けないよう促し、アップロード欄は見えない個人データを含みがちなファイル形式をブロックします。保存期間が過ぎたら削除処理を記録し、監査時に規則の遵守を示せるようにします。研修や法的理由で一部を残す必要がある場合は、四半期ごとに確認する責任者を置いた、別のアクセス制限付きフォルダーに保存します。こうした実践が信頼につながります。利用者はやり取りの保存が一時的だと分かり、職員は長期的なリスクを生まずに試せます。管理職も、確定申告の時期に増える話題や人の対応が必要なチャット数などの傾向を把握でき、後に問題になり得る会話記録を抱え続ける必要はありません。