Aufbewahrungsregeln für sichere Pilotprojekte

KI-Pilotprojekte können unbemerkt mehr Daten ansammeln, als Teams erwarten. Vor dem Start sollten Organisationen entscheiden, was sie wie lange und warum speichern. Ein guter Ausgangspunkt speichert nur die minimalen Metadaten, die zur Verbesserung des Dienstes nötig sind: Art der Frage, allgemeines Thema und ob eine Übergabe an einen Menschen nötig war. Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern werden automatisch unkenntlich gemacht, und Gesprächsprotokolle werden nach einem festgelegten Zeitplan entfernt. Der Arbeitsablauf selbst kann Mitarbeitenden helfen, die Regeln einzuhalten. Prompts erinnern Nutzende daran, keine sensiblen Angaben einzufügen, und Upload-Felder blockieren Dateitypen, die häufig verborgene personenbezogene Daten enthalten. Wenn Aufbewahrungsfristen ablaufen, werden Löschläufe protokolliert, damit Teams bei Prüfungen die Einhaltung nachweisen können. Muss eine kleine Teilmenge aus Schulungs- oder rechtlichen Gründen erhalten bleiben, kommt sie in einen separaten, zugriffsgeschützten Ordner mit einer verantwortlichen Person, die ihn vierteljährlich prüft. Diese Vorgehensweisen schaffen Vertrauen. Bibliotheksnutzende wissen, dass ihre Interaktionen nur vorübergehend gespeichert werden, und Mitarbeitende können ohne langfristige Risiken experimentieren. Die Leitung erhält weiterhin Einblicke in Trends – etwa welche Themen zur Steuererklärungszeit zunehmen oder wie viele Chats eine menschliche Nachbearbeitung erfordern –, ohne Gesprächsprotokolle aufzubewahren, die später zu einem Haftungsrisiko werden könnten.